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Hoy, nuestro asesor en Recursos Humanos, nos propone un artículo muy útil sobre las reuniones de trabajo.
Reunir todo el recurso humano de una empresa/organización para coordinar temas, debatir situaciones, planificar objetivos, parece no ser algo demasiado difícil, pero es todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.
Muchos profesionales definen a las reuniones de trabajo como algo “tedioso y aburrido”. Lo cierto es que aquellas instancias creadas originalmente para debatir ideas y concretar planes de acción, en su mayoría terminan siendo una verdadera pérdida del tiempo.
Las reuniones de trabajo deberían cumplir el rol de informar al equipo de lo que está ocurriendo o los objetivos que se piensan llevar a cabo para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para el organizador, como para quienes asistieron.
Esto ocurre, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe.
Por ello, resulta necesario dar un giro superlativo en la percepción que se tiene sobre estas reuniones y de lo que significa sentarse con los pares a debatir aquellos asuntos que diariamente se nos presentan y que terminan en una discusión informal, por ende, quedan inconclusos.
Si pretendes organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa, deberías tener presente:
1.Planificar la reunión
El error más grande al pensar en algo exitoso es organizar sin planificar, aun mas si partimos de reunir a personas que por lo general no tienen predisposición ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás.
2.Informar al equipo
Es primordial informar con anticipación la realización de ésta. Seguidamente es importante que sean contactados individualmente, a través de un medio de comunicación que garantice una efectiva llegada, y con simple contenido: día, hora y temas que se abordaran.
3.Exigir la puntualidad a los asistentes
Enviada la notificación, es necesario insistir en la puntualidad de llegada, ya que así será posible debatir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración, según su magnitud). Los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son: al comienzo o final del día laboral, teniendo en cuenta los flujos de movimiento de la organización.
4. Elaborar una agenda de contenidos con los temas a tratar
Una agenda de contenidos es crucial en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se abordarán, los asistentes llegarán más preparados y con distintas ideas para proponer.
5. Optimizar los temas según lo agendado
Optimizar los temas es una de las reglas más importantes si se busca transformar la impresión de los colaboradores de lo que es una aburrida reunión de trabajo, por eso es fundamental poseer un manejo del orden y la prioridad de temas que se van a tratar, entendiendo que es muy fácil que se desvíen y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda.
Si esto sucediera, quien dirige la reunión deberá determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en una posible reunión posterior. Para ello, el expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusión se está desviando, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje.
6. Manejar la reunión con pequeñas cuotas de humor
Una reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro aburrido, molesto y desmotivador. Es necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor o rompe-hielos que distiendan el ambiente.
Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita concentrarse, enfocarse o de lo contrario, relajarse, distenderse, y en su defecto hacer un “break”. Para ello, es bueno que el moderador sea algo histriónico, ya que una persona que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor la atención de las personas.
El expositor y líder de la reunión podrá equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.
7. Dirigir evitando monólogos
Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, pero evitando caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminan por volver tedioso el encuentro.
Como así también, evitar ser agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la opinión de los demás.
Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes, interpretar la comunicación no verbal, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión, cuándo iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser también una persona asertiva. Dar lugar a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá y hará que no se vuelva monótono y aburrido.
8. Promover una visión colectiva
En el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.
Un encuentro de este tipo será exitoso en la medida en que el moderador demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de organizar, convocar y ganarse la atención de todos.
9.Tomar nota de los temas tratados
Por último, será primordial tomar nota de los temas debatidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes.
Que el expositor tome nota, demuestra, además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.
Para no derrumbar lo construido, lo ideal será que luego, el expositor envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas que serán puestas en marcha.
La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas.
Con planificación, información, puntualidad, contenidos claros, optimización, manejo, dirección y visión colectiva, la reunión de trabajo que deseas realizar irá perfectamente encaminada.
Es necesario, eso sí, esmerarse para lograr una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos.
Sólo así podrás concretar los objetivos que te llevaron a organizar el encuentro, y tu equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente.
Espero que este artículo te haya resultado útil. Si tienes alguna consulta, por favor no dudes en dejármela justo aquí debajo en los comentarios.
Un Abrazo,
Daniel Quiles